Kaip darbo užmokesčio apskaita palengvina atlyginimų skaičiavimą

Atlyginimo apskaičiavimas iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti paprastas: darbo sutartyje nustatyta suma perskaičiuojama pagal dirbtą laiką, pritaikomi mokesčiai ir parengiamas mokėjimas. Tačiau tikrovėje buhalteriui tenka įvertinti atostogas, nedarbingumą, viršvalandžius, naktinį darbą, premijas, priedus, komandiruotes ir kitus individualius duomenis. Didėjant darbuotojų skaičiui, rankomis atliekami skaičiavimai užima vis daugiau laiko, o viena klaida gali paveikti ne tik darbuotojo atlyginimą, bet ir deklaracijas bei įmonės apskaitą.

Darbo laiko duomenys surenkami vienoje vietoje

Atlyginimo skaičiavimo tikslumas pirmiausia priklauso nuo teisingai užregistruoto darbo laiko. Jeigu darbuotojų grafikai, atostogų prašymai ir faktiškai dirbtos valandos saugomi skirtinguose failuose, buhalteriui tenka informaciją rinkti iš kelių šaltinių.

Apskaitos sistemoje darbo laiko žiniaraščius galima pildyti tiesiogiai arba importuoti iš „Excel“ ir CSV formato failų. Etatinės apskaitos duomenys gali būti generuojami pagal nustatytus grafikus, o suminės apskaitos informacija – suvedama ar perkeliama pagal faktines valandas. Kiekvienam darbuotojui taip pat gali būti nustatomas individualus suminės darbo laiko apskaitos laikotarpis.

Tokia tvarka padeda išvengti situacijų, kai atlyginimas pradedamas skaičiuoti dar neturint galutinio tabelio arba vėliau tenka taisyti keliose vietose įvestus duomenis.

Sistema padeda įvertinti papildomus priskaitymus

Ne visų darbuotojų atlygis apsiriboja pastovia mėnesio suma. Vieną mėnesį gali būti mokama premija, kitą – priedas už papildomą darbą. Taip pat gali reikėti apskaičiuoti viršvalandžius, darbą naktį ar komandiruotės metu.

Specializuotas modulis leidžia vienoje aplinkoje administruoti pagrindinį atlyginimą, priedus, premijas, viršvalandžius, naktinį darbą, dienpinigius ir kitus priskaitymus. Sistemoje galima aprašyti skirtingas darbo sutartis bei individualius susitarimus, todėl skaičiavimo tvarka pritaikoma ne tik standartinėms situacijoms.

Automatizavimas nepanaikina būtinybės patikrinti pradinius duomenis, tačiau sumažina pasikartojančių veiksmų ir rankinio perskaičiavimo apimtį.

Vidutinis darbo užmokestis apskaičiuojamas nuosekliau

Vidutinio darbo užmokesčio skaičiavimas aktualus atostoginiams, ligos išmokoms ir kitoms darbuotojui mokamoms sumoms. Pradėjus naudoti naują sistemą gali kilti sunkumų, jeigu joje nėra ankstesnių mėnesių duomenų.

Į apskaitos modulį galima perkelti trijų ankstesnių mėnesių darbo užmokesčio informaciją. Tai leidžia jau nuo pirmojo naudojimo mėnesio skaičiuoti vidutinį darbo užmokestį remiantis ankstesniais duomenimis, o ne pirmuosius mėnesius atlikti papildomus skaičiavimus atskirai.

Svarbu, kad perkeliama informacija būtų patikrinta. Netikslūs pradiniai likučiai ar priskaitymai gali paveikti vėlesnius rezultatus, todėl diegimo etapas neturėtų būti atliekamas skubotai.

Dokumentai parengiami kartu su skaičiavimais

Atlyginimų apskaita nesibaigia galutinės išmokamos sumos nustatymu. Reikia parengti žiniaraščius, mokėjimų suvestines, atsiskaitymo lapelius ir deklaracijoms reikalingus duomenis. Kai šie dokumentai rengiami atskirai, didėja tikimybė, kad jų informacija nesutaps.

Monet darbo užmokesčio apskaita leidžia skaičiavimų pagrindu formuoti atlyginimų žiniaraščius, priskaitymų ataskaitas ir mokėjimų duomenis. Atsiskaitymo lapeliai gali būti siunčiami darbuotojų kortelėse nurodytais elektroninio pašto adresais, todėl jų nereikia kiekvienam rengti ir siųsti atskirai.

Sistema taip pat gali sugeneruoti XML formato mokėjimo failą bankui. Į jį gali būti įtrauktas darbuotojų atlyginimas, su kitomis sutartimis susijusios išmokos ir atitinkami mokėjimai institucijoms. Konkrečios mokėjimo galimybės priklauso nuo naudojamų integracijų ir pasirinktos darbo tvarkos.

Paprasčiau parengti deklaracijų duomenis

Kiekvieną mėnesį apskaičiuotos sumos turi būti tinkamai perkeltos į mokesčių ir socialinio draudimo deklaracijas. Rankomis perrašant duomenis galima praleisti darbuotoją, supainioti sumą ar pasirinkti netinkamą laikotarpį.

Darbo užmokesčio modulis gali parengti deklaracijoms reikalingą informaciją, generuoti dokumentus Valstybinei mokesčių inspekcijai ir „Sodrai“ bei sudaryti sąlygas juos pateikti iš sistemos. Buhalterinėms įmonėms taip pat numatytas centralizuotas kelių klientų darbo užmokesčio skaičiavimas ir deklaracijų rengimas.

Vis dėlto prieš pateikiant dokumentus būtina juos peržiūrėti. Programa apdoroja jai perduotus duomenis, todėl galutinė kontrolė ir atsakomybė lieka apskaitą tvarkančiam specialistui.

Darbuotojai dalį informacijos valdo patys

Nemažai personalo skyriaus ir buhalterio laiko užima pasikartojantys darbuotojų klausimai: kiek liko atostogų, kur rasti atsiskaitymo lapelį ar kaip pateikti prašymą dirbti nuotoliniu būdu.

Savitarnos aplinkoje darbuotojai gali peržiūrėti atlyginimo informaciją ir atostogų likučius, pateikti atostogų, komandiruočių ar darbo iš namų prašymus. Vadovui patvirtinus neatvykimą, informacija gali būti automatiškai perkelta į darbo laiko apskaitą. Sistemoje taip pat galima saugoti su darbuotoju susijusius dokumentus ir priminti apie kai kurių jų galiojimo pabaigą.

Buhalteriui lieka daugiau laiko kontrolei

Automatizuota sistema nepakeičia buhalterio, nes ne kiekvieną darbo santykių situaciją galima išspręsti vien formule. Vis dar reikia vertinti neįprastus susitarimus, tikrinti dokumentus, aiškinti teisės aktų taikymą ir užtikrinti, kad darbuotojų duomenys būtų tvarkomi saugiai.

Didžiausia nauda atsiranda tada, kai programa perima pasikartojančius skaičiavimus, dokumentų formavimą ir duomenų perkėlimą. Buhalteris gali daugiau dėmesio skirti išimtims, neatitikimams ir galutinių rezultatų patikrai. Taip atlyginimų administravimas tampa ne tik greitesnis, bet ir lengviau kontroliuojamas augant komandai.